Jour 3

Mission « sauvetage »

Cette troisième journée du chantier-école à l’ENAM a débuté avec une mauvaise surprise… Mais elle s’est terminée dans la joie d’un travail bien avancé !

Triste constat

L’arrivée à 7h30 a été rude, avec la découverte de mauvaises manipulations de manutentionnaires de l’ENAM. Afin de poursuivre le travail dans un espace propre, il avait été demandé d’ôter de vieilles machines et morceaux d’armoires en fer, les caisses de pilon, et de nettoyer la poussière par un coup de balai. Ils ont donc dégagé l’espace en entassant dans la petite pièce voisine le matériel usagé ainsi que les archives qui devaient être triées en fin de semaine !
Liasses éclatées et boîtes écrasées font partie des sinistres. De plus, il y a eu le constat que la poussière était encore plus présente au sein des espaces de travail et que les nombreux tas de pilon n’avaient pas été enlevés. Alerte sonnée, responsables arrivés, le nettoyage a été effectué même si des pertes restent à déplorer.

J3 : Mauvaise surprise
Entre salle mal nettoyée...
J3 : Mauvaise surprise
... archives saccagées...
J3 : Mauvaise surprise
... une journée démarrant du mauvais pied !

Présentation des outils de l’ICA

En attendant que la salle de tri redevienne praticable, une salle de cours du rez-de-chaussée a été investie afin de faire une présentation des outils de l’ICA qui permettront la réalisation d’un audit. Ainsi, le chef de mission a pu donner aux participants une première approche de cet exercice, qu’ils n’ont parfois jamais réalisé.
C’est par groupes de trois qu’ils iront la semaine prochaine à la rencontre de services administratifs de l’ENAM afin de les questionner notamment sur leurs pratiques documentaires. Ces entretiens seront ensuite regroupés et analysés au sein d’un rapport, où seront inscrites des préconisations afin d’améliorer le traitement et la conservation des archives au sein de l’ENAM

Feuille de route

La salle de tri a pu être récupérée sur les coups de dix heures et le travail de mise en boîte des dossiers individuels d’élèves a pu débuter. Mais, avant cela, ont eu lieu des échanges sur la manière de procéder : comment classer les dossiers ?
Le premier niveau est celui chronologique, avec les années d’entrée à l’ENAM, mais les suivants ont soulevé des questionnements. Sur la couverture de ces dossiers sont inscrits le nom de l’élève-fonctionnaire, puis la mention de l’institution où il suivra ses cours (ENAM ou IRA) et, enfin, sa catégorie, avec parfois la mention de son cursus.
Ainsi, des dénominateurs communs à l’ensemble de ces dossiers sont le lieu des cours et la catégorie administrative. Les participants élèves à l’ENAM ont été interrogés : pour eux, l’ENAM ou un IRA ne sont pas à différencier car, qui plus est, certains IRA ont fermé leurs portes ; la filière est importante mais la catégorie l’est tout autant.
Chacun avait sa propre conception, soit ils appartenaient à une filière avant d’appartenir à une catégorie, soit l’inverse. Les noms et le nombre des filières pouvant être fluctuants dans le temps, le choix d’un sous-niveau par catégorie est donc plus stable. Ainsi, le classement effectué se décline par année, puis par ,catégorie administrative, puis par postes pourvus. Les cotes ne pouvant pas être définies, il a été décidé de réaliser des étiquettes temporaires, afin de ne pas abîmer les boîtes neuves. Cela permettra aussi, à l’étape future de la cotation, de réaliser une distinction entre boîtes cotées et boîtes non cotées afin de limiter les risques d’oublis.

J3 : Identifier
Un mur de boites contenant des archives traitées se construit !

Malgré un début de journée un peu démoralisant, les travaux ont avancé et il ne reste plus qu’à mettre l’année 2018 en boîtes demain matin, avant le début d’un sondage des autres typologies d’archives présentes dans la salle.

J3 : Protéger
Les dernières mises en boite de la journée

3 nouveaux portraits

Les temps d’échange sur l’archivistique ont été de nouveau très riches et, aujourd’hui, vous est proposée la présentation de trois aides-archivistes en fin de formation :

De gauche à droite : Kissa Mathieu, Anne Gisèle et Jean-Bruce

Pour Kissa Mathieu Ouedraogo, prendre part à la fonction publique est une manière de servir son pays et le choix du métier d’archiviste s’est réalisé par passion. Parmi ses volontés quotidiennes, celles de faire un excellent travail et de donner aux autres l’envie de rejoindre la profession. Anne Gisèle Zongo a l’envie d’apporter de l’importance aux archives. Parmi ses motivations à participer au chantier-école, celle d’acquérir de nouvelles compétences, comme le classement et la cotation. Quant à Jean-Bruce Augustin Ouedraogo, c’est par passion qu’il a choisi la voie des archives. Parmi ses motivations, celle de valoriser les archives au sein des services avec une approche personnelle nouvelle.



 

ASF-France ?
 

La section française d’Archivistes sans frontières (ASF-France) est membre d’ASF-International, créé en 1998 par des collègues catalans et qui dispose aujourd’hui de statuts internationaux.
En savoir plus

Adhérer / Participer
 

ASF-France est une association sans but lucratif dont le fonctionnement et les activités dépendent de l’investissement personnel des membres, du soutien financier de partenaires et de subventions institutionnelles.
En savoir plus

Faire appel à ASF ?
 

La section française d’Archivistes sans frontières (ASF-France) intervient pour mener à bien des opérations ou activités qui répondent aux principes et valeurs énoncés dans ses statuts. Ses membres interviennent de manière bénévole.
En savoir plus

 

Archivistes sans frontières | ASF-France