Jour 9 : jeudi 15 octobre

Questions et réponses

La journée a été studieuse : formation sur l’audit de la fonction archivage du CNRST.
On ne peut pas évidemment établir un audit complet, mais juste évoquer les techniques et les instruments existants dont on peut se servir. Pour cela, j’ai présenté la boîte à outils « L’archivage, clé d’une bonne gouvernance » élaborée par PARBICA (branche Pacifique de l’ICA).

Nous nous sommes mis en situation, les étudiants de l’ENAM en tant qu’auditeurs, le responsable et les trois employés du service de documentation et un employé du secrétariat général du CNRST en tant que représentant des services audités.

Nous avons tout d’abord essayé de répondre aux questions du module 1, la « liste de contrôle des capacités de gestion de l’archivage » de l’organisation, qui a introduit des débats intéressants. Presque toutes les questions en effet appelaient une réponse négative, alors que le responsable du service était plutôt pour le « oui mais » ou le « non mais », ce qui a permis de noter que l’auditeur doit faire preuve de psychologie et s’adapter au contexte.

Audit : réalités et objectifs
Bien mené, l’audit pourrait permettre d’identifier les raisons pour lesquelles on arrive à de telles situations !

Après cette vision globale de la situation établie grâce aux questions du premier module, le module 1bis sur le pilotage d’un audit, élaboré d’ailleurs à la suite d’un atelier organisé à Ouagadougou il y a quelques années, est venu compléter de manière plus fine les étapes de l’audit. Les étudiants se sont servis du questionnaire type et ont pu ainsi constater l’absence de procédures élaborées pour l’archivage quand il s’agit de désengorger les bureaux.

Demain, nous formerons deux groupes pour tester le questionnaire dans deux services différents, puis les résultats seront présentés, et si nous avons le temps, je dirai un mot sur la politique d’archivage (module 3 de la boîte à outils).



 

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