Jour 7 : mardi 14 septembre 2021

Audit

Cette septième journée de chantier-école marque un tournant dans les missions : la fin du classement et le début de l’audit !

Dernière étape de la phase de classement

Un orage torrentiel s’est déversé sur Ouaga cette nuit et ses retombées ont causé du retard dans l’arrivée des participants au petit matin. Lorsque l’équipe fut au complet, le déménagement des boîtes d’archives a pu débuter : une centaine de boîtes a été descendue de la salle de tri pour rejoindre les rayonnages de la bibliothèque.

J7 : à la chaîne
Afin de faciliter le travail, une chaîne s’est créée. Gain de temps et de fatigue pour débuter la seconde mission de ce chantier-école : l’audit.

Cet espace mis à disposition par la bibliothécaire est un endroit de conservation provisoire avant qu’un lieu dédié exclusivement à la bonne conservation des archives soit désigné.

J7 : Dernière étape
Les boîtes d’archives dans leurs nouveaux rayonnages

En attendant, ces archives sont désormais à l’abri de la poussière, de l’humidité et des insectes ! Les boîtes ont été placées par numéro de versement, puis numéro d’article. La technique du rangement du bas vers le haut et de gauche à droite au sein des travées a aussi été expliquée aux participants. Ce moment a permis de saisir l’entièreté du travail effectué ces derniers jours, tout en mettant en évidence quelques erreurs. Il s’est avéré qu’il existait deux « versements 8 », celui qui comportait le moins d’articles a donc été changé pour prendre le numéro de versement 10.

Audit

La seconde partie de la journée s’est concentrée sur la préparation de l’audit. Quatre groupes de trois à quatre participants ont été définis et chacun a préparé un questionnaire, avec l’aide des outils mis à disposition par l’ICA. Cela a permis d’échanger sur les questions présentes dans cette grille de préparation : sont-elles adaptées à la situation ? Sont-elles compréhensibles par les personnes non archivistes ? Cela a soulevé de nombreuses questions, car chaque service de l’ENAM est différent, donc ils ne possèdent pas les mêmes outils pour produire leurs archives papier et électroniques. Plusieurs questions sont donc notées, mais elles ne seront pas obligatoirement posées, car une adaptation sur place dans chaque service sera nécessaire. En plus d’un vocabulaire parfois incompréhensible pour les producteurs d’archives, les termes archivistiques utilisés localement peuvent être différents. Par exemple, au Burkina Faso comme dans d’autres pays francophones, l’expression « calendrier de conservation » est utilisée pour « tableau de gestion ». Il est donc important de veiller au langage utilisé, afin d’éviter les malentendus entre archivistes.

J7 : Préparation
Un groupe en réflexion sur le questionnaire

Un groupe s’est porté volontaire afin de réaliser une mise en situation, permettant aussi de vérifier si les questions écrites étaient compréhensibles. La responsable de la bibliothèque a été questionnée et ses remarques ont été précieuses, car elle a souligné les phrases mal tournées ou un vocabulaire non adapté. C’est donc avec moins d’appréhension que cet exercice, première expérience pour certains, se déroulera cette semaine.

Retour sur un pan d’histoire

Cet après-midi, Anne-Elise a pu découvrir les Assemblées nationales du Burkina. Pourquoi au pluriel ? Parce que la visite s’est déroulée en deux temps : la rencontre du secrétaire général adjoint à l’hôtel des députés, qui est l’emplacement actuel de l’Assemblée nationale, puis l’exploration des ruines de l’Assemblée nationale qui a été incendiée lors de l’Insurrection de 2014.

J7 : En ruine
Les anciens locaux du service des archives de l’Assemblée nationale désormais en ruines

La visite d’une partie des nouveaux locaux de l’Assemblée a permis d’obtenir un aperçu du fonctionnement de cette institution parlementaire, qui produit chaque année de nombreuses archives aux valeurs probantes importantes. Quant à la visite des ruines du service des archives, elle a été une prise de conscience de la fragilité des documents, notamment dans des situations extraordinaires comme celle-ci. Tout un pan de l’histoire écrite d’avant l’indépendance du pays a été détruit par les flammes et sert aujourd’hui de terreau fertile aux arbres et plantes diverses.



 

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