Jour 4 : jeudi 9 septembre 2021

Archives de la DAF

Cette nouvelle journée de chantier-école est placée sous le signe de la poussière et du travail d’équipe, avec le déblaiement de grands cartons provenant de la Direction des Affaires Financières (DAF) de l’ENAM !

Afin de bien se réveiller, la première action a été de mettre en boîtes les derniers dossiers individuels d’élèves, qui ont alors rejoint le « mur d’archives bien classées ».

Puis, il a fallu s’attaquer aux autres dossiers et cartons renfermant de nombreux documents aux provenances diverses. Des manutentionnaires de l’ENAM ont déblayé certains cartons afin que l’accès soit moins dangereux, le risque de chute de boîtes ou objets étant très présent au sein de la petite pièce cauchemardesque.

Cette opération a nécessité une certaine méthodologie car, par manque de temps, il n’était pas possible de s’attarder précisément sur les documents. Ainsi, il a fallu comprendre en quelques instants le sujet du dossier, puis le placer avec les autres portant sur le même thème. Afin que chacun puisse se retrouver dans ces espaces, les thèmes ont été inscrits sur des feuilles jaunes, qui ont été scotchées pour être visibles de loin.

Après cette étape de séparation thématique, les participants ont été divisés en petits groupes afin de travailler ensemble sur un seul et même thème. La grande réflexion du jour a alors été :

quel système de cotation utiliser ?

Les services producteurs et services versants étant inconnus ou du moins supposés, il n’était donc pas possible de réaliser des séries. Ainsi, il a été décidé de créer une série continue nommée « V » comme « versement ».

J4 : Un nouveau fonds
Première approche des archives de la DAF

Chaque groupe s’est occupé d’un ensemble d’archives qui allait prendre part à un versement. Les dossiers regroupés par thèmes ont été triés ; les documents n’ayant pas vocation à être conservés ont été mis au pilon. Puis, ces dossiers ont été classés et sommairement décrits avant d’être cotés, l’objectif étant qu’un instrument de recherche soit disponible à la fin du chantier-école.

J4 : Instrument de recherches
Les dossiers individuels d’élèves étant mis en boite, la rédaction d’un instrument de recherche a pu être débutée.

À la fin de la journée, le classement des archives relatives à la scolarité avait avancé, même s’il a été ralenti par des dossiers désordonnés. Des archives de la Direction des Affaires financières ont fait leur apparition en étant sorties de la petite pièce. Il s’agit principalement de documents des années 1990 et du début des années 2000, autant de dossiers d’appels d’offres que de duplicatas de factures. Ces typologies sérielles permettent une vision globale rapide, mais cela soulève de nouvelles questions : quels documents doivent être conservés ? L’absence d’un tableau de gestion n’aide pas à l’efficacité, mais permet de nourrir l’esprit critique des participants.

J4 : Petits groupes
Le groupe travaillant au classement des archives de la DAF

C’est donc un travail minutieux, parfois lent ou parfois respectif, qui a été réalisé aujourd’hui. Plus la chaîne de traitement archivistique se déroule, plus de nouvelles compétences sont acquises par les participants...

Portraits

J4 : Portraits
De gauche à droit : Sié Luc, S. Diane et Laurent

... Parmi eux, Sié Luc Tioro est archiviste d’Etat en fin de formation et étudiant en sciences de l’information documentaire à l’Université de Koudougou. Ce n’est pas son premier passage à l’ENAM : il a fréquenté cette école entre 2014 et 2016 afin de devenir aide-archiviste. Cela fait donc quelques années qu’il nourrit une passion pour les archives !
S. Diane Nafissatou Sawadogo est archiviste d’Etat en fin de formation à l’IRA de Bobo-Dioulasso. Elle se passionne pour les archives et a décidé de venir à Ouaga pour suivre ce chantier-école.
Quant à Laurent Zoma, cela fait désormais plus de dix ans qu’il nourrit sa passion de la gestion de l’information documentaire en étant archiviste. Il fait partie de la première promotion d’archivistes de l’ENAM et rejoint, à la fin de sa formation, la direction de la communication de la présidence du Faso. En 2015, il part à la direction des archives et de la documentation du ministère de la Jeunesse. Il quittera ses fonctions pour faire un second passage à l’ENAM afin d’obtenir le diplôme d’archiviste d’Etat, ce qui lui permet de participer actuellement au chantier-école. Parmi ses motivations quotidiennes, la découverte de l’histoire des institutions.



 

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