Jour 1 : lundi 6 septembre 2021

Entre rencontres et (re)découverte

Depuis 2010, ASF réalise des missions au Burkina Faso afin d’aider les ministères et les institutions qui leur sont liées dans la gestion de leurs archives. Cette année, un chantier-école se déroule du 6 au 17 septembre à l’ENAM (Ouagadougou).

Regroupant élèves et étudiants de l’ENAM, de l’IRA des Hauts Bassins (Bobo-Dioulasso, Burkina Faso) et de l’UVSQ (Saint-Quentin-en-Yvelines, France), ces deux semaines sont autant des moments d’échange sur les pratiques archivistiques que la concrétisation de missions aidant à la création d’un service des archives au sein de l’ENAM

Mais qu’est-ce que l’ENAM ?

L’École Nationale d’Administration et de Magistrature (ENAM) est une institution formant des fonctionnaires du Burkina Faso. Créée par le biais d’un décret en 1959, elle ouvre ses portes en 1962. Cette institution implantée à Ouagadougou grandit chaque année, l’ouverture d’Instituts Régionaux d’Administration (IRA) permettant une décentralisation des formations : celui des Hauts Bassins est situé à Bobo-Dioulasso et celui de l’Est à Fada N’Gourma.

47 filières permettent aux élèves d’intégrer des postes de catégorie A, B ou C de la fonction publique. Elles sont accessibles sur concours « direct » (candidat non fonctionnaire) ou « professionnel » (candidat fonctionnaire). Les candidats réussissant ces concours deviennent élèves et sont assurés d’obtenir un poste à la fin de ce cursus de deux ans. Certaines formations peuvent être suivies en « candidat libre », c’est-à-dire s’inscrire et payer soi-même la formation. Ces élèves ne sont pas considérés comme de futurs fonctionnaires et devront chercher par eux-mêmes un travail à la fin du cursus. L’une de ces filières est dédiée aux archives : y sont formés des conservateurs archivistes (catégorie A), archivistes d’État (catégorie B) et aides-archivistes (catégorie C).

L’édition 2021 de ce chantier-école

Il regroupe une dizaine d’élèves burkinabè de l’ENAM et de l’IRA des Hauts Bassins qui aspirent à ces trois types de postes. Une étudiante du Master 2 Archives de l’UVSQ - Université Paris-Saclay y participe aussi. Ce premier jour a donc débuté par un temps de rencontre, car chacun possède un parcours aussi riche que différent. Cela a amené à des discussions sur l’organisation des postes d’archivistes dans la fonction publique aussi bien au Burkina Faso qu’en France. Nous vous proposerons dans les jours qui suivent des petites présentations de ces élèves et étudiants !

J1 : on pose les bases
Un temps d’échange entre participants du chantier-école

Ce chantier-école porte deux grandes missions :
- le tri d’une partie de l’arriéré d’archives papier de l’ENAM stocké dans diverses salles
- un audit de la fonction archives dont l’objectif futur est de créer un service des archives au sein de cette institution.
Elles seront réalisées en dix jours ouvrés et de manière matinale, puisque le temps de travail débutera à 7h30 pour se terminer à 14h00 avec un déjeuner convivial offert par l’ENAM. Certaines difficultés apparaissent déjà pour la première mission, car aucune documentation portant sur le traitement d’archives, notamment un tableau de gestion, n’est mise à disposition ! Le classement ainsi que les propositions d’éliminations, via un bordereau officiel, se réaliseront grâce à des temps de réflexion et d’échange entre les participants.

Ce premier jour a été la (re)découverte des locaux de l’ENAM et de pièces mystérieuses. La poussière et les termites étaient au rendez-vous et quelques courageux ont aidé au nettoyage de la plus grande pièce qui sera la salle de tri lors de ce chantier-école.

J1 : on découvre
La salle de tri AVANT nettoyage
J1 : on prépare le terrain
La salle de tri APRES nettoyage

Des découvertes ont pu avoir lieu grâce à l’aide de la bibliothécaire et d’agents de l’ENAM : des portes ont été déverrouillées et des cadenas cassés afin d’accéder à des documents non répertoriés. Parmi ces trouvailles, des plans d’architecte établis pour la construction des locaux au début des années 1960 ! Un patrimoine d’école qui ne demande qu’à être classé afin de pouvoir être aisément valorisé dans le futur.

J1 : on savoure
Découverte dans une autre salle de l’ENAM d’un dossier comportant les plans d’architecte pour la construction des locaux

Après ces repérages, il a été décidé de débuter le classement des archives par un ensemble de dossiers individuels d’élèves entrés à l’ENAM ou dans des IRA entre 2011 et 2017. Leur observation a permis de comprendre qu’ils étaient regroupés par concours avec une distinction entre ceux « directs » et ceux « professionnels ». Il a été très intéressant de discuter de l’utilisation de ces dossiers par l’administration de l’ENAM : les élèves ont pu expliquer les différents documents et champs qui les composent, saisissant aussi la finalité de leurs propres dossiers d’inscription. C’est tout une culture administrative qui a été partagée et ont notamment été retrouvés des dossiers de personnes s’inscrivant dans la filière archives !
Ce fut une manière de découvrir un pan d’histoire de la formation qu’ils suivent. De grands débats ont eu lieu pour le début d’un plan de classement : le choix s’est porté sur un premier niveau chronologique, c’est-à-dire par année de promotion. Les niveaux inférieurs seront déterminés lorsque l’entièreté des filières par promotion sera connue.

Après le temps des réflexions, celui de la pratique ! Les dossiers, regroupés dans des enveloppes ou par le biais de cordes, ont été disposés sur la grande table pour un premier dépoussiérage afin d’être identifiés.

J1 : De la théorie à la pratique
Temps de dépoussièrage et d’identification des dossiers !

Cette identification a été transposée à l’écrit sur de nouvelles pochettes et les dossiers ont été disposés selon l’année de début de formation. Ces tas bien séparés permettent aussi de saisir quelles lacunes sont présentes : en effet, les tas plus petits montrent que certains dossiers individuels restent à trouver !

J1 : on s’organise
Une partie des dossiers regroupés par année d’entrée à l’ENAM ou dans un IRA

Une première journée qui fut autant riche humainement qu’archivistiquement ; les sourires se devinaient sous les masques qui protègent ici aussi de la poussière !

Jour 2 : mardi 7 septembre 2021

Sous une chaleur électrique

Ce second jour de chantier-école a été marqué par la chaleur et c’est sous un orage faisant vriller l’électricité que le compte-rendu du jour est rédigé. Au programme, un point d’avancement sur le classement des dossiers individuels d’élèves et la présentation de quatre participantes !

La poussière était encore au rendez-vous pour cette nouvelle journée, les armoires et tables de cette salle de tri sont désormais vides des dossiers individuels d’élèves !

J2 : Au milieu des tas et des piles
Second jour de classement

Ils ont été regroupés par année d’entrée à l’ENAM ou un de ses IRA, de 2010 à 2018 pour le cas présent. Certains tas sont plus volumineux que d’autres, il est fort probable que d’autres salles de l’ENAM servent au stockage pour ce type de dossiers…
Effectuer le classement de ce premier ensemble délimité permet de tester une méthodologie qui pourra être appliquée dans le futur ; ainsi, ces archives sérielles seront plus facilement appréhendées et rapidement traitées. D’autres typologies de documents sont apparues en triant les armoires. Il s’agit notamment de listes d’élèves pour diverses utilisations : admis aux concours, inscrits par filière, titres des mémoires rédigés… Ces dossiers ou documents isolés ont été regroupés sur deux tables et un début de tri est effectué par Marc Trille, chef de la mission. Si le temps le permet, quelques réflexions seront menées sur leurs sorts finaux en fin de semaine.

J2 : Empillement temporaire
Une table servant de stockage temporaire de dossiers, empilés par année de début de formation.
J2 : Découvertes à venir
Autre espace de stockage temporaire avec, sur la gauche, une table comportant des archives diverses qui restent à découvrir !

Une journée manuelle sous une grande chaleur climatique et humaine. De nouveaux temps de partage sur les passions locales, tel le football, et l’archivistique ont pu avoir lieu. Afin de les continuer numériquement, nous vous proposons de découvrir aujourd’hui trois participantes : Anne-Elise, Amandine, Fabienne et Haoua (de gauche à droite sur la photographie suivante).

J2 : 1e portraits
De gauche à droite : Anne-Elise, Amandine, Fabienne et Haoua

Anne-Elise Guilbert—Tetart est étudiante en Master 2 Gestion des Archives et de l’Archivage à l’UVSQ - Université Paris-Saclay. C’est un partenariat avec son université qui lui permet de participer à ce chantier-école, une chance formidable de découvrir les pratiques archivistiques d’un autre pays ! La sauvegarde du patrimoine écrit lui tient beaucoup à cœur, c’est en conservant les traces des administrations et de ses administrés qu’il est possible d’aider à construire l’Histoire tout en répondant aux besoins de vie de la population.

Amandine Palingwendé Ouedraogo est élève conservatrice d’archives en deuxième année à l’ENAM. Il s’agit pour elle d’une seconde participation à un chantier-école d’ASF. Sa principale motivation est de contribuer à la sauvegarde de la mémoire des institutions !

Larla Fabienne Sanon/Ouali est élève conservatrice d’archives en deuxième année à l’ENAM. Comme pour sa camarade, c’est la seconde fois qu’elle participer à un chantier-école d’ASF. Parmi ses motivations, celle d’aider à de meilleures organisation et gestion des archives au sein des administrations publiques.

Haoua Ouili est auditrice libre en seconde année de formation d’aide archiviste au sein d’un IRA. Il s’agit d’une première participation à un chantier-école d’ASF. Le choix de devenir archiviste s’est réalisé par passion : un « amour de l’ordre et du rangement », ainsi que l’acquisition de connaissances sur le passé qui permettent de mieux effectuer ces mises en ordre. En quelques mots : « archiviste et fière de l’être » !

J2 : Jamais sans mon masque !
Petite pause dans le classement mais (presque) toujours masqué !

Les élèves conservateurs archivistes en deuxième année ont ensuite continué leur journée par un cours de traitement et conservation des archives donné dans le cadre de leur formation qui n’est pas encore achevée. Quant à Anne-Elise, elle a découvert le service des archives de l’Assemblée nationale en rencontrant son directeur.

Jour 3

Mission « sauvetage »

Cette troisième journée du chantier-école à l’ENAM a débuté avec une mauvaise surprise… Mais elle s’est terminée dans la joie d’un travail bien avancé !

Triste constat

L’arrivée à 7h30 a été rude, avec la découverte de mauvaises manipulations de manutentionnaires de l’ENAM. Afin de poursuivre le travail dans un espace propre, il avait été demandé d’ôter de vieilles machines et morceaux d’armoires en fer, les caisses de pilon, et de nettoyer la poussière par un coup de balai. Ils ont donc dégagé l’espace en entassant dans la petite pièce voisine le matériel usagé ainsi que les archives qui devaient être triées en fin de semaine !
Liasses éclatées et boîtes écrasées font partie des sinistres. De plus, il y a eu le constat que la poussière était encore plus présente au sein des espaces de travail et que les nombreux tas de pilon n’avaient pas été enlevés. Alerte sonnée, responsables arrivés, le nettoyage a été effectué même si des pertes restent à déplorer.

J3 : Mauvaise surprise
Entre salle mal nettoyée...
J3 : Mauvaise surprise
... archives saccagées...
J3 : Mauvaise surprise
... une journée démarrant du mauvais pied !

Présentation des outils de l’ICA

En attendant que la salle de tri redevienne praticable, une salle de cours du rez-de-chaussée a été investie afin de faire une présentation des outils de l’ICA qui permettront la réalisation d’un audit. Ainsi, le chef de mission a pu donner aux participants une première approche de cet exercice, qu’ils n’ont parfois jamais réalisé.
C’est par groupes de trois qu’ils iront la semaine prochaine à la rencontre de services administratifs de l’ENAM afin de les questionner notamment sur leurs pratiques documentaires. Ces entretiens seront ensuite regroupés et analysés au sein d’un rapport, où seront inscrites des préconisations afin d’améliorer le traitement et la conservation des archives au sein de l’ENAM

Feuille de route

La salle de tri a pu être récupérée sur les coups de dix heures et le travail de mise en boîte des dossiers individuels d’élèves a pu débuter. Mais, avant cela, ont eu lieu des échanges sur la manière de procéder : comment classer les dossiers ?
Le premier niveau est celui chronologique, avec les années d’entrée à l’ENAM, mais les suivants ont soulevé des questionnements. Sur la couverture de ces dossiers sont inscrits le nom de l’élève-fonctionnaire, puis la mention de l’institution où il suivra ses cours (ENAM ou IRA) et, enfin, sa catégorie, avec parfois la mention de son cursus.
Ainsi, des dénominateurs communs à l’ensemble de ces dossiers sont le lieu des cours et la catégorie administrative. Les participants élèves à l’ENAM ont été interrogés : pour eux, l’ENAM ou un IRA ne sont pas à différencier car, qui plus est, certains IRA ont fermé leurs portes ; la filière est importante mais la catégorie l’est tout autant.
Chacun avait sa propre conception, soit ils appartenaient à une filière avant d’appartenir à une catégorie, soit l’inverse. Les noms et le nombre des filières pouvant être fluctuants dans le temps, le choix d’un sous-niveau par catégorie est donc plus stable. Ainsi, le classement effectué se décline par année, puis par ,catégorie administrative, puis par postes pourvus. Les cotes ne pouvant pas être définies, il a été décidé de réaliser des étiquettes temporaires, afin de ne pas abîmer les boîtes neuves. Cela permettra aussi, à l’étape future de la cotation, de réaliser une distinction entre boîtes cotées et boîtes non cotées afin de limiter les risques d’oublis.

J3 : Identifier
Un mur de boites contenant des archives traitées se construit !

Malgré un début de journée un peu démoralisant, les travaux ont avancé et il ne reste plus qu’à mettre l’année 2018 en boîtes demain matin, avant le début d’un sondage des autres typologies d’archives présentes dans la salle.

J3 : Protéger
Les dernières mises en boite de la journée

3 nouveaux portraits

Les temps d’échange sur l’archivistique ont été de nouveau très riches et, aujourd’hui, vous est proposée la présentation de trois aides-archivistes en fin de formation :

De gauche à droite : Kissa Mathieu, Anne Gisèle et Jean-Bruce

Pour Kissa Mathieu Ouedraogo, prendre part à la fonction publique est une manière de servir son pays et le choix du métier d’archiviste s’est réalisé par passion. Parmi ses volontés quotidiennes, celles de faire un excellent travail et de donner aux autres l’envie de rejoindre la profession. Anne Gisèle Zongo a l’envie d’apporter de l’importance aux archives. Parmi ses motivations à participer au chantier-école, celle d’acquérir de nouvelles compétences, comme le classement et la cotation. Quant à Jean-Bruce Augustin Ouedraogo, c’est par passion qu’il a choisi la voie des archives. Parmi ses motivations, celle de valoriser les archives au sein des services avec une approche personnelle nouvelle.

Jour 4 : jeudi 9 septembre 2021

Archives de la DAF

Cette nouvelle journée de chantier-école est placée sous le signe de la poussière et du travail d’équipe, avec le déblaiement de grands cartons provenant de la Direction des Affaires Financières (DAF) de l’ENAM !

Afin de bien se réveiller, la première action a été de mettre en boîtes les derniers dossiers individuels d’élèves, qui ont alors rejoint le « mur d’archives bien classées ».

Puis, il a fallu s’attaquer aux autres dossiers et cartons renfermant de nombreux documents aux provenances diverses. Des manutentionnaires de l’ENAM ont déblayé certains cartons afin que l’accès soit moins dangereux, le risque de chute de boîtes ou objets étant très présent au sein de la petite pièce cauchemardesque.

Cette opération a nécessité une certaine méthodologie car, par manque de temps, il n’était pas possible de s’attarder précisément sur les documents. Ainsi, il a fallu comprendre en quelques instants le sujet du dossier, puis le placer avec les autres portant sur le même thème. Afin que chacun puisse se retrouver dans ces espaces, les thèmes ont été inscrits sur des feuilles jaunes, qui ont été scotchées pour être visibles de loin.

Après cette étape de séparation thématique, les participants ont été divisés en petits groupes afin de travailler ensemble sur un seul et même thème. La grande réflexion du jour a alors été :

quel système de cotation utiliser ?

Les services producteurs et services versants étant inconnus ou du moins supposés, il n’était donc pas possible de réaliser des séries. Ainsi, il a été décidé de créer une série continue nommée « V » comme « versement ».

J4 : Un nouveau fonds
Première approche des archives de la DAF

Chaque groupe s’est occupé d’un ensemble d’archives qui allait prendre part à un versement. Les dossiers regroupés par thèmes ont été triés ; les documents n’ayant pas vocation à être conservés ont été mis au pilon. Puis, ces dossiers ont été classés et sommairement décrits avant d’être cotés, l’objectif étant qu’un instrument de recherche soit disponible à la fin du chantier-école.

J4 : Instrument de recherches
Les dossiers individuels d’élèves étant mis en boite, la rédaction d’un instrument de recherche a pu être débutée.

À la fin de la journée, le classement des archives relatives à la scolarité avait avancé, même s’il a été ralenti par des dossiers désordonnés. Des archives de la Direction des Affaires financières ont fait leur apparition en étant sorties de la petite pièce. Il s’agit principalement de documents des années 1990 et du début des années 2000, autant de dossiers d’appels d’offres que de duplicatas de factures. Ces typologies sérielles permettent une vision globale rapide, mais cela soulève de nouvelles questions : quels documents doivent être conservés ? L’absence d’un tableau de gestion n’aide pas à l’efficacité, mais permet de nourrir l’esprit critique des participants.

J4 : Petits groupes
Le groupe travaillant au classement des archives de la DAF

C’est donc un travail minutieux, parfois lent ou parfois respectif, qui a été réalisé aujourd’hui. Plus la chaîne de traitement archivistique se déroule, plus de nouvelles compétences sont acquises par les participants...

Portraits

J4 : Portraits
De gauche à droit : Sié Luc, S. Diane et Laurent

... Parmi eux, Sié Luc Tioro est archiviste d’Etat en fin de formation et étudiant en sciences de l’information documentaire à l’Université de Koudougou. Ce n’est pas son premier passage à l’ENAM : il a fréquenté cette école entre 2014 et 2016 afin de devenir aide-archiviste. Cela fait donc quelques années qu’il nourrit une passion pour les archives !
S. Diane Nafissatou Sawadogo est archiviste d’Etat en fin de formation à l’IRA de Bobo-Dioulasso. Elle se passionne pour les archives et a décidé de venir à Ouaga pour suivre ce chantier-école.
Quant à Laurent Zoma, cela fait désormais plus de dix ans qu’il nourrit sa passion de la gestion de l’information documentaire en étant archiviste. Il fait partie de la première promotion d’archivistes de l’ENAM et rejoint, à la fin de sa formation, la direction de la communication de la présidence du Faso. En 2015, il part à la direction des archives et de la documentation du ministère de la Jeunesse. Il quittera ses fonctions pour faire un second passage à l’ENAM afin d’obtenir le diplôme d’archiviste d’Etat, ce qui lui permet de participer actuellement au chantier-école. Parmi ses motivations quotidiennes, la découverte de l’histoire des institutions.

Jour 5 :

Fin de semaine : 1er bilan

Aujourd’hui s’achevait la première semaine du chantier-école, cinq jours intenses de classement d’archives émanant de l’administration de l’ENAM !

Les équipes se sont reformées au petit matin, afin de continuer le tri et le classement des archives de la DAF. Les typologies sont nombreuses et les questions de sorts finaux reviennent souvent. Des chronos couvrant une dizaine d’années ont été découverts, ils ont été rapidement traités, car il s’agit d’archives sérielles qui ont vocation à être conservées. De plus, le conditionnement sous forme de classeur ne permettait pas une conservation correcte des documents, notamment par une grande exposition à la poussière et un début de rouille avec le temps. Il y avait donc urgence à sortir la correspondance de ces contenants, certains groupes de feuilles étant déjà fort abîmés. Une mise à plat stricte n’étant pas possible, le choix a été fait d’un reconditionnement avec des pochettes, puis d’une mise en boîtes d’archives.

J5 : DAF
Le groupe classant les archives de la DAF

Quant aux archives relatives à la scolarité des élèves, leur traitement est aussi sur la bonne voie. Les dossiers concernant les thèmes de mémoires de fin de scolarité ainsi que leur soutenance ont été classés et décrits. Toute une procédure administrative se déroule au moment du choix du sujet, l’élève doit le proposer, le directeur l’accepter et transmettre cet accord à l’administration, qui l’enregistre. Si le thème de mémoire change au cours de l’année, l’élève doit réaliser une demande écrite formalisée, afin que toutes les parties puissent être informées. Quant à la soutenance, elle est organisée par l’administration, qui veille à prévenir les membres du jury ainsi que l’élève. Puis, les notes sont données avec des appréciations, permettant alors à l’élève d’être officiellement diplômé. Parmi les documents présents, des listes d’élèves sortants permettent de saisir la diversité des sujets traités, qui reflètent les enjeux du pays.

J5 : chronos DAF
Une table et deux groupes pour le classement des archives des mémoires et des chronos de la DAF

Les archives liées à la construction et à l’aménagement des bâtiments ont été traitées par le chef de mission. De nombreux plans d’architecte datant du début des années 1960 font vivre un retour dans le temps, ils sont à conserver précieusement ! Ils sont une part importante de l’histoire, notamment architecturale, de l’ENAM. Ces archives ont donc été triées, classées, décrites et reconditionnées avec attention.

J5 : le mur !
Un mur se construit et afin d’éviter des éboulements, des boites sont aussi stockées sur des tables de la salle de tri

Cette journée a été raccourcie à cause d’un manque de matériel : le stock de boîtes d’archives s’est tari plus vite que prévu. Cette malheureuse constatation étant survenue à l’heure de la pause déjeuner, il n’a pas été possible de récupérer de nouvelles boîtes. Cela a permis de prendre du recul sur le travail effectué et de préparer les tâches de la semaine prochaine. Traiter l’ensemble de l’arriéré d’archives de l’ENAM ne sera pas possible, il y a trop de dossiers répartis dans de nombreuses pièces aux conditions d’accès restreintes ou difficiles. C’est le cas par exemple des archives entassées par les manutentionnaires dans une petite pièce, seules certaines provenant de la DAF ont pu être extraites et seront traitées dans le cadre du chantier-école. Dresser ce constat permet d’obtenir des éléments qui serviront à la construction du rapport d’audit. Cet audit débutera lundi et, tout au long de la semaine, plusieurs groupes de participants iront à la rencontre des agents de l’ENAM, afin notamment de connaître leurs pratiques de travail et leur production documentaire. Le chantier de classement continuera en même temps, afin que le plus grand nombre de dossiers d’archives ait pu être traité.

J5 : quand il n’y en a plus...
L’état actuel de la petite pièce

Un week-end reposant s’annonce pour les participants et parmi eux se trouvent Christine et Mariata.
Christine Konditamde est élève conservatrice d’archives en fin de formation à l’ENAM, il s’agit pour elle d’une seconde participation à un chantier-école d’ASF. Les archives ne sont pas son seul intérêt, elle est aussi diplômée d’une licence d’études anglophones.
Mariata Tarngada / Belem est aussi élève en seconde année de conservateur d’archives. Comme sa camarade, c’est la deuxième fois qu’elle prend part à un chantier-école. L’une de ses grandes motivations dans le choix de la carrière d’archiviste est le désir de prendre activement part à la conservation de la mémoire de son pays !

J5 : portrait
Christine Konditamde
Jour 6 : lundi 13 septembre 2021

Batteries rechargées...

Que la deuxième semaine du chantier-école commence ! Après un week-end de repos, les participants ont pu retrouver les archives de l’ENAM et plus particulièrement celles de la DAF. Un lundi matin en mouvements afin de continuer le classement !

Reprise des travaux

Une livraison de boîtes d’archives a permis d’achever le reconditionnement des archives liées aux élèves. Ainsi, le classement des documents relatifs aux mémoires de fin d’études a pu être achevé. Joie et soulagement, car la masse de documents était aussi importante que leur désordre.

J6 : Boites
Effervescence totale autour de la confection des boîtes

La journée s’est focalisée sur le classement d’archives de la DAF. Parmi les sujets ciblés, les marchés publics des années 1990 jusqu’à 2008, ainsi que le budget de l’ENAM. Pour les marchés publics, le tri a permis d’éliminer une masse importante, car, dans ces procédures, beaucoup de documents étaient produits en double. Classer ces archives a permis une prise de conscience de l’évolution de l’ENAM, elles sont notamment la trace de la modernisation de l’enseignement. De nouveaux besoins sont apparus, tel l’informatique, demandant un investissement important, donc l’ouverture d’un marché, afin de choisir un prestataire avec le meilleur recul. La cotation et la rédaction de l’instrument de recherche ont lieu en même temps ; afin de faciliter le travail en équipe, une chaîne se crée : deux personnes trient et classent les archives, puis donnent les dossiers à deux ou trois autres personnes, qui les décrivent, cotent et mettent en boîtes. Cette manière de procéder permet une réflexion commune sur des documents pouvant soulever quelques question ou de la perplexité.

J6 : Travail collaboratif
Un duo reprenant au propre l’instrument de recherche

C’est avec un pincement au cœur qu’a été réellement constatée l’impossibilité de traiter toutes les archives durant ce chantier-école. Des dossiers isolés de la DAF ont été soigneusement rangés dans de grands cartons, qui seront placés dans la petite pièce. Il est probable que d’autres dossiers permettant la compréhension de l’ensemble soient dans le tas d’archives de cette pièce, ce sont donc les archivistes du futur service des archives de l’ENAM qui devront mettre la main à la pâte afin d’assurer leur conservation !

J6 : A trier
Les cartons contenant les archives qui ne pourront, hélas, pas être traitées

Ce sont donc des dizaines et des dizaines de boîtes d’archives qui ont été confectionnées en quelques jours. Demain, leur déménagement aura lieu dans l’actuelle bibliothèque, afin qu’elles soient préservées de la poussière et des insectes !

J6 : Classé !
Une partie des archives classées et reconditionnées dans de nouvelles boîtes

Portraits

Aujourd’hui, nous vous présentons trois participants dont le délégué.

J6 : Portraits
De gauche à droite : Sibiri, Benjamin et Pascal

Sibiri Zongo est titulaire d’une maîtrise en économie et gestion des entreprises et des organisations. Au sein du ministère de la Fonction publique, il a exercé la fonction d’archiviste et cela lui a donné l’envie de passer le concours de conservateur d’archives de l’ENAM. Il termine aujourd’hui sa formation et participe pour la première fois au chantier-école.
Benjamin Yaméogo est élève archiviste d’Etat. Sa principale motivation dans cette profession est la sauvegarde de la mémoire de la nation.
Pascal Wendnonga Ouaogo est aussi élève archiviste d’Etat. En plus de son envie de servir sa nation, il porte dans ses motivations la valorisation des archives.

Du temps à la découverte et aux rencontres

Un chantier-école, ce sont aussi des moments de convivialité, surtout lors de la pause café et du déjeuner offerts quotidiennement par l’ENAM. Les archives sont délaissées pour des sujets tout à fait différents, de la gastronomie au sport ! Ce sont aussi des bouffées d’air frais, afin de libérer les poumons de la poussière.

J6 : A table !
L’heure du déjeuner qui est toujours copieux !

Pour Anne-Elise, c’est aussi la découverte d’un nouveau pays et le week-end passé a été des plus riches. Le samedi a eu quelques accents touristiques avec la visite de places importantes de Ouaga, tel le monument des héros nationaux, qui commémore l’insurrection de 2014, ainsi que le musée national du Burkina Faso, où était présentée une exposition sur la mode féminine burkinabè. Un week-end au Burkina, c’est aussi rendre visite à des amis et des proches, « faire du social » selon l’expression couramment usitée. De nombreuses rencontres ont eu lieu et, parmi elles, celle de Soungalo Appolinaire Ouattara, qui a été un grand acteur pour les archives lorsqu’il occupait le poste de ministre de la fonction publique. Cela a aussi permis de découvrir la culture culinaire locale, notamment le tô, qui est un plat traditionnel et un restaurant de grillades. L’artisanat burkinabè a été approché ce lundi après-midi avec Fabienne, qui a été guide et négociatrice au marché artisanal de Ouaga ! Vannerie, poterie, travail du bronze, de la peinture… Des savoirs-faire multiples qui perpétuent des traditions.

Jour 7 : mardi 14 septembre 2021

Audit

Cette septième journée de chantier-école marque un tournant dans les missions : la fin du classement et le début de l’audit !

Dernière étape de la phase de classement

Un orage torrentiel s’est déversé sur Ouaga cette nuit et ses retombées ont causé du retard dans l’arrivée des participants au petit matin. Lorsque l’équipe fut au complet, le déménagement des boîtes d’archives a pu débuter : une centaine de boîtes a été descendue de la salle de tri pour rejoindre les rayonnages de la bibliothèque.

J7 : à la chaîne
Afin de faciliter le travail, une chaîne s’est créée. Gain de temps et de fatigue pour débuter la seconde mission de ce chantier-école : l’audit.

Cet espace mis à disposition par la bibliothécaire est un endroit de conservation provisoire avant qu’un lieu dédié exclusivement à la bonne conservation des archives soit désigné.

J7 : Dernière étape
Les boîtes d’archives dans leurs nouveaux rayonnages

En attendant, ces archives sont désormais à l’abri de la poussière, de l’humidité et des insectes ! Les boîtes ont été placées par numéro de versement, puis numéro d’article. La technique du rangement du bas vers le haut et de gauche à droite au sein des travées a aussi été expliquée aux participants. Ce moment a permis de saisir l’entièreté du travail effectué ces derniers jours, tout en mettant en évidence quelques erreurs. Il s’est avéré qu’il existait deux « versements 8 », celui qui comportait le moins d’articles a donc été changé pour prendre le numéro de versement 10.

Audit

La seconde partie de la journée s’est concentrée sur la préparation de l’audit. Quatre groupes de trois à quatre participants ont été définis et chacun a préparé un questionnaire, avec l’aide des outils mis à disposition par l’ICA. Cela a permis d’échanger sur les questions présentes dans cette grille de préparation : sont-elles adaptées à la situation ? Sont-elles compréhensibles par les personnes non archivistes ? Cela a soulevé de nombreuses questions, car chaque service de l’ENAM est différent, donc ils ne possèdent pas les mêmes outils pour produire leurs archives papier et électroniques. Plusieurs questions sont donc notées, mais elles ne seront pas obligatoirement posées, car une adaptation sur place dans chaque service sera nécessaire. En plus d’un vocabulaire parfois incompréhensible pour les producteurs d’archives, les termes archivistiques utilisés localement peuvent être différents. Par exemple, au Burkina Faso comme dans d’autres pays francophones, l’expression « calendrier de conservation » est utilisée pour « tableau de gestion ». Il est donc important de veiller au langage utilisé, afin d’éviter les malentendus entre archivistes.

J7 : Préparation
Un groupe en réflexion sur le questionnaire

Un groupe s’est porté volontaire afin de réaliser une mise en situation, permettant aussi de vérifier si les questions écrites étaient compréhensibles. La responsable de la bibliothèque a été questionnée et ses remarques ont été précieuses, car elle a souligné les phrases mal tournées ou un vocabulaire non adapté. C’est donc avec moins d’appréhension que cet exercice, première expérience pour certains, se déroulera cette semaine.

Retour sur un pan d’histoire

Cet après-midi, Anne-Elise a pu découvrir les Assemblées nationales du Burkina. Pourquoi au pluriel ? Parce que la visite s’est déroulée en deux temps : la rencontre du secrétaire général adjoint à l’hôtel des députés, qui est l’emplacement actuel de l’Assemblée nationale, puis l’exploration des ruines de l’Assemblée nationale qui a été incendiée lors de l’Insurrection de 2014.

J7 : En ruine
Les anciens locaux du service des archives de l’Assemblée nationale désormais en ruines

La visite d’une partie des nouveaux locaux de l’Assemblée a permis d’obtenir un aperçu du fonctionnement de cette institution parlementaire, qui produit chaque année de nombreuses archives aux valeurs probantes importantes. Quant à la visite des ruines du service des archives, elle a été une prise de conscience de la fragilité des documents, notamment dans des situations extraordinaires comme celle-ci. Tout un pan de l’histoire écrite d’avant l’indépendance du pays a été détruit par les flammes et sert aujourd’hui de terreau fertile aux arbres et plantes diverses.

Jour 8 : mercredi 15 septembre 2021

A la rencontre des services

Premier jour de l’audit, les participants sont allés découvrir les différentes directions composant l’administration de l’ENAM !

Communiquer

Cette journée consacrée à l’audit a débuté avec la répartition des neuf directions à auditer entre les quatre groupes. Chaque direction, d’après l’organigramme de l’ENAM, se compose de plusieurs services. Une note informative a été distribuée le jour-même en interne afin de prévenir les agents de la tenue de cet audit et leur faire savoir qu’il s’agissait non pas d’un interrogatoire formel mais de questions ayant vocation à comprendre leurs pratiques et leurs besoins. La méthode employée pour mener ces entretiens est qu’une personne explique le contexte de cet audit, puis que chacun se présente personnellement. Ensuite, une seule personne mène l’entretien, une ou deux autres prennent des notes et la dernière observe les locaux afin de notamment remarquer comment sont rangés les dossiers.

J8 : Deux exemples d’observation des locaux
Une armoire bien ordonnée
J8 : Deux exemples d’observation des locaux
Une armoire non ordonnée qui a été trouvée dans cet état par l’agent lors de sa prise de poste.

Constater

Les entretiens ont débuté entre 9h00 et 9h30, le temps que les agents de l’administration arrivent à leurs bureaux, qui se trouvent à l’entrée du campus. Il a été constaté que de nombreuses portes étaient fermées : soit l’agent était en déplacement, soit en congés, soit le service n’existe pas ou plus. En effet, des services indiqués au sein de l’organigramme n’ont jamais été déployés, ou les agents qui le composaient sont partis et n’ont pas été remplacés. Par exemple, au sein du Secrétariat Général, il y a un « service des archives et des statistiques » qui n’est plus en fonctionnement depuis que le chef de service, seul agent le composant, est parti à un poste de direction au sein d’un IRA. De même, le « service informatique » n’est plus en activité depuis que l’unique agent y travaillant a quitté l’ENAM. Plusieurs services au sein de la Direction Générale n’ont, quant à eux, jamais existé, même s’ils sont mentionnés dans l’organigramme. Cet état de l’administration est connu et un nouvel organigramme fait l’objet d’une réflexion en cours.

Comprendre

Ces entretiens ont aussi permis de comprendre l’histoire des archives intermédiaires produites par les services administratifs. Initialement, chaque direction possédait au moins une petite pièce pour stocker ses archives. Elle les organisait selon sa propre méthode et, en cas de demande de consultation, avait alors les documents à disposition immédiate. Un jour, le besoin de bureaux plus nombreux s’est fait ressentir et il a été décidé d’en aménager au sein de ces petites pièces. Des manutentionnaires sont venus prendre les archives, afin de les transporter dans d’autres bâtiments de l’ENAM, et cela sans que les agents sachent vraiment lesquels. Les agents n’ont alors plus eu trace de leurs archives et, dans un cas, elles ont été retrouvées mangées par des termites. Depuis, certains agents semblent réticents à se séparer de leurs archives.

Se questionner

L’administration de l’ENAM produit en majorité des archives papier, mais les archives électroniques se développent de plus en plus. C’est le cas par exemple pour le service du courrier, qui scanne les courriers entrants et sortants, puis les classe selon une arborescence bureautique qui lui est propre. Les originaux suivent les circuits internes, tandis que la sauvegarde numérique permet de retrouver rapidement une copie en cas de demande expresse. La cheffe de service cherche alors le courrier demandé et l’imprime pour le donner au demandeur. Cette utilisation de la numérisation pose donc de nombreuses questions sur la valeur probante du document et le nombre de copies en circulation.

Interpréter

Ces entretiens ont permis de comprendre le fonctionnement de l’ENAM, les rencontres avec les acteurs ont été d’une grande richesse, car l’accueil a été chaleureux et bienveillant. Pour les élèves de l’ENAM, cela a permis de voir leur école sous un nouveau jour et d’en interpréter les différents rouages !

Voir le chemin parcouru

La journée de jeudi sera consacrée à la mise en commun des résultats des différents groupes, afin de rédiger le rapport final. La fin du chantier-école commence à se faire sentir et c’est en échangeant de vive voix que nous nous rendrons compte du travail effectué, ainsi que les compétences archivistiques acquises durant ces quelques jours !

Jour 9 : jeudi 16 septembre 2021

Une visite surprise

Avant-dernière journée du chantier-école consacrée à la rédaction du rapport d’audit et à une visite surprise du ministre de la Fonction publique !

Une matinée calme autour d’une table : chaque groupe a effectué un retour sur les entretiens qu’il a menés la veille.

J9 : Rapporteur
Un rapporteur a été désigné afin de prendre des notes du second tour de table

Ces échanges ont permis de mettre en valeur des points communs et des différences entre les services sur leur rapport aux archives. Par exemple, parmi les points communs, l’accueil coopérant des agents, qui souhaitent une amélioration du système d’archivage au sein de l’ENAM. Pour les différences, il est possible de citer la gestion des archives électroniques : chaque service possède ses propres méthodes et outils. Mais le constat général de la gestion des archives est identique pour chaque groupe : le manque de personnel qualifié, d’outils de gestion et de locaux dédiés à leur bonne conservation.

J9 : Intro
Le groupe 1 en train de réfléchir à la manière d’écrire l’introduction du rapport d’audit

Ensuite, la structure du rapport d’audit a été définie :

  • une introduction rappelant le contexte du chantier-école et de la réalisation de cet audit,
  • les points positifs de l’archivage actuellement mis en place à l’ENAM,
  • les points négatifs de la gestion des archives
  • puis, enfin, les préconisations à court et moyen termes pour améliorer cette gestion des archives.

Une seconde discussion a alors eu lieu et a porté sur les éléments à mettre dans chaque partie. Réflexions intenses où différents points de vue ont été exprimés :

Faut-il un ou plusieurs postes d’archivistes ? Comment le service informatique peut-il contribuer à l’archivage électronique ? Quels rôles peuvent jouer les élèves archivistes en cours de formation ?

Ensuite, chaque groupe a rédigé une partie du rapport, en essayant d’écrire de manière pertinente. En effet, ce rapport d’audit est plutôt une note qui doit être lue par le Directeur général de l’ENAM. Elle doit lui donner les informations le plus clairement possible, notamment en adaptant le jargon, afin qu’il puisse rapidement prendre des décisions.

La dernière étape de la rédaction aura lieu demain matin : il s’agira d’harmoniser le style de la note et d’effectuer une dernière relecture, afin que chacun puisse donner un accord final positif.

J9 Surprise
Le ministre de la Fonction publique et son équipe entourés du chef de projet d’ASF et des participants du chantier-école

La fin de journée a été consacrée à un invité surprise de marque : le ministre de la Fonction publique, Monsieur Seni Mahamadou Ouedraogo.
Lors d’un déplacement avec son équipe à l’ENAM, il a souhaité rencontrer les participants du chantier-école. De bons échanges ont eu lieu sur le contexte de ce projet associant l’ASF, l’ENAM et l’UVSQ, ainsi que sur les missions réalisées durant ces deux semaines. Le ministre a entendu les attentes concernant la renaissance d’un service des archives et l’importance qu’il peut avoir au sein de l’ENAM. Il a aussi constaté l’ampleur du travail de classement effectué, notamment en confessant que, lorsqu’il était Directeur général de l’ENAM, il n’était jamais entré dans cette salle, qui était condamnée ! Ce ne sont pas juste des archives qui ont été dépoussiérées, mais aussi une grande pièce qui pourra peut-être devenir une salle de cours. La rencontre avec Monsieur le ministre s’est achevée par la visite des rayonnages de la bibliothèque, où sont conservées les archives classées et reconditionnnées.

Le dossier contenant les plans d’architecte de l’ENAM a été ouvert, afin de les découvrir ; leur consultation sera très utile dans le cadre de futurs travaux de canalisations.

J9 : Partage
Le ministre et le chef de projet en train de consulter le dossier de plans à la bibliothèque

Ce moment fut important pour les élèves-fonctionnaires de l’ENAM, qui ont pu échanger avec leur ministre, mais aussi pour le Patrimoine de l’ENAM. En effet, ce moment a acté la prise de conscience de conserver ce patrimoine écrit, qui prend part à la mémoire de cette École.

Jour 10 : vendredi 17 septembre 2021

C’est fini...

Ultime compte-rendu de l’édition 2021 du chantier-école d’ASF à l’ENAM. Une dernière journée riche en émotions pour tous les participants !

Le début de la journée a été des plus classiques, un rendez-vous à 8h00 afin de travailler sur le rapport d’audit, dont la forme a été repensée par Marc Trille afin de le rendre plus percutant : des sous-titres « choc » ont été ajoutés, afin que les idées soient comprises rapidement. Les participants ont alors remodelé leurs textes, afin d’écrire deux phrases complémentaires par sous-partie, permettant d’approfondir et d’appuyer le propos. Puis, l’instrument de recherche des « dix versements » réalisés a été mis en page pour être distribué dans la journée, avec le rapport d’audit, au directeur de la DFI de l’ENAM ainsi qu’au ministre de la Fonction publique.

J10 : Conférence de presse
Intervention de Marc Trille devant le ministre de la Fonction publique et le représentant du Directeur général de l’ENAM

Ce temps de finalisation des livrables du chantier-école s’est terminé à 10h00, afin que les participants et le chef de mission puissent prendre part à la conférence de presse tenue par le ministre de la Fonction publique. Celle-ci a regroupé plusieurs journalistes, dont des chaînes de télévision. Parmi les reportages, celui de Burkina Info TV qui est disponible via ce lien et à partir de 16:51.
Cet événement a permis de mettre en avant les travaux d’ASF au Burkina et plus particulièrement les chantiers-écoles, qui sont très appréciés des élèves de l’ENAM. Une manière de sensibiliser le plus de monde possible sur la question des archives, qui n’est pas forcément bien perçue.

J10 : Présentation
Présentation des plans à la presse

Après un temps de photos plus ou moins officielles, les participants se sont retrouvés une dernière fois dans la salle de tri improvisée pour ce chantier-école. Un tour de table a été organisé pour recueillir les avis et impressions de chaque participant. C’est un bilan positif qui s’écrit, notamment par ces nouvelles rencontres et l’espoir que l’amitié née persiste dans le futur malgré des rapports hiérarchiques entre les catégories de fonctionnaires. Ces deux semaines ont aussi été un apprentissage intensif, un réel complément à la formation reçue, autant pour les élèves de l’ENAM que pour l’étudiante de l’UVSQ. Tout le monde remercie Marc avec grand enthousiasme !

J10 : Séance photos
Prendre la pose avec la boîte d’archives mise en lumière aujourd’hui

Le mot d’Anne-Elise Guilbert-Tetart,

étudiante en Master 2 Gestion des Archives et de l’Archivage à l’UVSQ - Université Paris-Saclay

Cette expérience fut riche à tout point de vue, autant humainement qu’archivistiquement ! Il s’agissait d’un premier séjour en Afrique de l’Ouest, j’ai pu découvrir une population aussi chaleureuse que le climat qu’elle côtoie quotidiennement. Rencontrer d’autres étudiants dans le domaine des archives a été très inspirant pour comprendre quelles passions les documents peuvent susciter, pourquoi les conserver et comment les protéger. Il y a toujours cet amour du pays, de bien documenter son histoire en conservant le plus proprement possible les traces de son activité administrative. Être fonctionnaire est tout un mode de pensée et c’est avec grande joie que j’ai pu découvrir celui burkinabè. Mais au-delà de la rencontre de fonctionnaires en fin de formation, j’ai rencontré des amis dont les sourires ont égayé chaque journée !

Cette participation à ce chantier-école n’aurait pas été possible sans la confiance qui m’a été accordée par l’équipe pédagogique du master et celle d’ASF. Je tiens à remercier Madame Christine Martinez et Madame Lemaigre-Gaffier pour m’avoir permis de vivre cette aventure, qui restera à jamais gravée dans ma mémoire ; Marc Trille pour son accueil chaleureux et son écoute ainsi que pour m’avoir fait découvrir de multiples aspects de Ouaga ; Véronique Parmentier pour la mise en page quotidienne de ces petits comptes-rendus et sa réactivité sans faille.


Le mot de Marc Trille,

chef de projet et chef de mission ASF-France

Je tiens, à l’occasion du dernier compte-rendu de cette mission, à remercier sincèrement la direction et le personnel de l’ENAM, qui ont soutenu l’organisation et le bon déroulement de ce chantier-école, ainsi que Monsieur le ministre de la Fonction publique. Mes remerciements également aux élèves de l’ENAM pour leur active participation. Ils ont pu étudier et résoudre des problèmes pratiques qui se posent souvent aux professionnels des archives.

Enfin, je tire un grand coup de chapeau à Anne-Élise. Pour son premier séjour en Afrique et sa première participation à une mission d’ASF, elle a su faire l’unanimité pour son sérieux et sa compétence professionnelle. Son implication, son adaptabilité, son sens des responsabilités, son savoir archivistique, sa sociabilité et sa facilité d’écriture sont pour beaucoup dans la réussite de ce chantier-école.



 

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