Jour 1 : lundi 5 octobre 2020

Début des travaux...

L’ouverture officielle, avec le Délégué général du CNRST et le Directeur général de l’ENAM, doit en principe avoir lieu demain.

Le CNRST dispose de plusieurs sites dans Ouagadougou, nous sommes sur le site de la Direction générale qui est située dans un grand parc où la faune et la flore sont préservées et étudiées. En ce moment, fin de saison des pluies, c’est au milieu d’une jungle luxuriante que nous travaillons. On nous a certifié qu’un serpent long de près de 15 mètres fréquentait les lieux... Nous disposons d’une grande salle climatisée qui est en principe la salle de lecture de la bibliothèque du CNRST.

Dix élèves de l’ENAM participent au chantier école, 5 sont en première année et 5 ont terminé leur parcours, ils sont conservateurs d’archives et attendent d’être nommés dans la fonction publique ; ils ont participé au chantier école de l’an dernier et ont été volontaires pour celui-ci.

Les élèves de 1re année de l’ENAM, « fonctionnaires élèves conservateur d’archives »
De gauche à droite :
  • Amandine Palingwendé OUEDRAOGO : Entrée à l’ENAM par concours professionnel, elle a un DUT en science de l’information option archives de l’université de Koudougou.
  • Mariata TARNAGDA BELEM : Après avoir suivi la formation à l’ENAM de 2013 à 2015, elle est nommée archiviste d’état à la direction des archives du ministère de la Fonction publique. En 2019, elle réussit le concours de recrutement des conservateurs.
  • Larba Fabienne SANON OUALI : Après une licence professionnelle en sciences de l’information documentaire, elle réussit le concours professionnel et rejoint l’ENAM.
  • Sibiri ZONGO : Diplômé d’une licence, il réussit le concours de l’ENAM, voudrait travailler dans la fonction publique et ouvrir son cabinet d’archivage.
  • Christine KONDITAMDE : Licenciée en anglais, elle obtient son brevet d’archiviste à l’ENAM en 2014 et réussit en 2019 le concours de conservateur.

En ce qui concerne le personnel du CNRST, trois personnes relevant du service de la documentation participent à la mission. Il n’existe pas vraiment de service des archives, et ces agents s’occupent surtout de la bibliothèque très riche en ouvrages et revues scientifiques. Je ne manquerai pas de plaider pour la mise en place d’un vrai service d’archives, d’ autant qu’une partie de la mission doit porter sur les techniques d’audit.

A notre arrivée, les boîtes, liasses et registres concernant le fonds ancien que nous devons classer ont déjà été transportés dans la salle de travail. Certains dossiers sont abîmés par les termites et le temps, des registres sont déreliés et les feuilles volantes doivent être classées et remises dans le bon ordre.

Des documents entiers sont parfois retranscrits, et un inventaire décrit quelques dossiers sans aucun ordre thématique. Nous décidons donc de tout reprendre. La provenance de ces archives est difficile à établir. Elles concernent les affaires des cercles [1], quelques pièces devant provenir des cercles eux-mêmes, d’autres du gouvernorat de la Haute-Volta, d’autres encore des gouvernorats de la Côte d’Ivoire, du Soudan (Mali) ou du Niger, quand les territoires du Burkina Faso actuel ont été répartis entre ces anciennes colonies.

Dans la salle de travail, sur le site de la Direction générale du CNRST
Les élèves et Marc en plein chantier de classement

Un premier classement a permis de différencier les cercles ; ensuite nous avons formé des groupes de 3 ou 4 personnes, chaque groupe prenant les archives d’un cercle pour les classer suivant un cadre de classement donné, et les analyser. Le travail a bien démarré.

[1Un cercle est une unité de l’administration coloniale française dirigé par un commandant de cercle. Un cercle se composait de plusieurs cantons, dont chacun à son tour, se composait de plusieurs villages.

Jour 2 : mardi 6 octobre 2020

1er défi lancé

L’ouverture officielle du chantier-école n’aura finalement lieu que jeudi. Il est en effet difficile de trouver un créneau pour réunir les DG de l’ENAM, du CNRST et des Archives nationales pour cet évènement !
Les étudiants de 2e année... de gauche à droite :
ZIDA W. André, KABRE Yves Sébastien, TIENDREBEOGO P. Ismaêl, B1MOGO Joseph, OUATTARA Zié

Aujourd’hui, les groupes ont continué à travailler au classement des archives des cercles. Les travaux avancent doucement, c’est la première fois que les étudiants voient ce genre d’archives anciennes pour le Burkina, en mauvais état pour de nombreuses pièces, et dont les divers déménagements ont mélangés les dossiers originels. Les chantiers écoles trouvent là toute leur raison d’être, ils font découvrir diverses facettes du métier complètement ignorées par l’enseignement traditionnel.

J’ai lancé un défi aux étudiants : montrer aux officiels jeudi le répertoire numérique terminé des archives d’un cercle. Nous verrons bien demain si nous pouvons y arriver.
Nous avons également rapidement réfléchi à la cotation de ce fonds.

Faut-il créer une série AA pour Archives Anciennes, AC pour Archives Coloniales ou autre ou bien ce fonds sera-t-il récupéré par les Archives nationales ? Ce qui serait sans doute normal selon la loi d’archives. Mais ce matin j’ai pu voir les deux scanners que possède le service de la documentation ; d’autre part le service informatique prépare la mise en ligne d’une revue du CNRST. Pourquoi ne pas numériser ces archives et les mettre en ligne ? J’ai l’intention de le proposer aux officiels jeudi, ainsi les Archives nationales pourrait nous attribuer un numéro de versement en série V, ces archives seraient versées après numérisation et seraient accessibles à tous sur le site du CNRST...

Jour 3 : mercredi 7 octobre 2020

1er tests de numérisation

Le tri se poursuit un peu lentement, beaucoup de documents sont abîmés et leur manipulation est délicate. Les registres sont souvent déreliés et les pages mélangées.

Malgré cela, nous avons terminé le classement des archives de trois cercles. Les analyses sont sur fiches classées et vérifiées, sauf pour un cercle dont le répertoire numérique a déjà été saisi. Ce qui a permis de travailler sur la présentation et sur la notion de groupe de cotes qui se heurte souvent au principe intangible appris à l’ENAM : objet, action, typologie pour chaque cote.

Avec le responsable de la bibliothèque, nous avons essayé le scanner dont elle est dotée : aucun problème pour les documents en liasses. Pour les registres, ce sera beaucoup plus long mais c’est possible. Cela permettrait de numériser tous ces documents avant leur versement aux Archives nationales. On en parlera lors de l’ouverture officielle qui sera peut-être aussi la clôture puisque la cérémonie est maintenant remise à vendredi.

Nous avons pris rendez-vous mardi prochain avec la direction du CNRST qui possède des archives photographiques et audio. Ce ne sera sans doute pas la peine d’effectuer une mission AsF pour ces archives puisqu’on nous a assuré qu’elles étaient en cours de classement et de numérisation. A voir...

Nous avons eu la visite de Christian Kambou, archiviste burkinabè qui est venu nous saluer et encourager les élèves de l’ENAM (voir photo).

Visite de Christian Kambou, archiviste burkinabé
Jour 4 : jeudi 8 octobre

Formation à l’audit

Le classement est plus lent que nous le pensions en raison surtout de la fragilité des pièces et du désordre suite à la consultation des fonds. Aussi, avec l’accord du CNRST, nous ne traiterons pas de fonds contemporain.

Nous consacrerons les deux derniers jours de la mission à une formation pratique sur l’audit de la fonction archivage du CNRST avec l’aide d’un service administratif qui fera office de « pilote ». Pour cela, nous nous servirons de la boîte à outils « Un bon archivage pour une bonne gouvernance » conçue par la branche du Pacifique du Conseil international des archives, et dont le module sur l’audit avait été élaboré à la suite d’un séminaire rassemblant des archivistes burkinabé.

La dernière partie de l’équipe
De gauche à droite :
  • Daouda SAWADOGO : adjoint de secrétariat au CNRST ;
  • Emmanuel ZOUGMORE : documentaliste au CNRST ;
  • Jean Claude BAMA : documentaliste à la délégation générale adjointe à la valorisation du CNRST ;
  • K. Emmanuel CONVOLBO : aide archiviste, responsable du centre de ressources documentaire et d’information de la direction des études statistiques sectorielles du ministère de l’Education nationale et de la promotion des langues nationales ;
  • Nicole KAMINA TCHANDANA : élève archiviste en fin de formation à l’ENAM de Bobo-Dioulasso (qui nous a rejoint en cours de route) ;
  • Benoite DIAGBOUGA MEDA : ingénieurs en science de l’information documentaire, cheffe du service de la documentation de la direction de l’information scientifique et technique du CNRST.

Demain aura lieu l’ouverture officielle. La cérémonie devait se tenir dans une grande salle de réception à la délégation générale du CNRST. J’ai demandé et obtenu qu’elle se tienne au contraire dans la salle où nous travaillons, pour bien montrer aux officiels les réalités du terrain.

Jour 5 : vendredi 9 octobre 2020

Cérémonie d’ouverture du chantier

Repoussée de jour en jour pour cause d’agenda des différents directeurs, la cérémonie d’ouverture s’est déroulée ce vendredi à 9 heures dans la salle que nous occupons pour le classement. En présence du délégué général, du délégué général adjoint chargé de la valorisation, des chef et employés du service de la documentation, du secrétaire général de l’ENAM, représentant le directeur général empêché à la dernière minute, et de deux directeurs des Archives nationales représentant le DG.

Les différentes interventions mettaient toutes en lumière la particularité, l’innovation et l’importance de la formule des chantiers écoles. L’ENAM en particulier souhaite développer ce partenariat avec AsF et l’université de Versailles Saint Quentin-en-Yvelines pour confronter les futurs archivistes à la réalité du terrain et leur faire appréhender les limites de la théorie en se forgeant une expérience à la fois personnelle et collective. Enfin, le délégué général du CNRST évoquait la possibilité de la numérisation du fonds en interne avant le versement aux Archives nationales.

La cérémonie d’ouverture a enfin lieu
Chantier-école, confronter la pratique à la théorie

Pour ce qui est de nos travaux, les archives des différents cercles sont quasiment presque tous fichées. La semaine prochaine, il est prévu de reclasser les fiches et les liasses dans l’ordre du plan de classement, de vérifier et saisir les analyses, de conditionner et coter les liasses et registres. Nous devrions avoir terminé ce travail mercredi. Jeudi et vendredi seront consacrés à la formation, toujours pratique, sur l’audit de la fonction archives du CNRST.

A la setmana que ven !

Jour 6 : lundi 12 octobre

Journée de saisie studieuse

Le travail a repris avec entrain ce matin. Nous commençons à 8 h 30, à 1O h 30, c’est une pause café rapide, puis vient 14 h 30 et la pause déjeuner qui est également la fin de la journée de travail. Nous nous séparons vers 15 h chacun ayant un peu de temps pour vaquer à ses occupations, pour moi le temps de faire le compte rendu de la journée.

Aujourd’hui la mise en fiches des archives est terminée. Trois groupes saisissent les fiches sur ordinateur, le dernier groupe a commencé à coter définitivement et conditionner les liasses et registres. Nous manquons de papier Kraft pour recouvrir les registres, il a fallu que j’intervienne auprès du délégué général adjoint directement en espérant que le directeur des affaires financières donnera l’autorisation d’en acheter. Les procédures peuvent être longues ici et désorienter les non initiés.

Entre la deuxième partie de demain et mercredi, je pense que nous terminerons la saisie du répertoire numérique du fonds.

Demain à 9 heures nous allons visiter l’Institut des Sciences des Sociétés (l’un des institut du CNRST) qui possède des photos et des enregistrements audio pour déterminer si une prochaine mission AsF est nécessaire pour en effectuer le classement.

Jour 7 : mardi 13 octobre 2020

Une visite décevante...et une belle découverte !

Comme prévu, un bus nous conduit ce matin à l’Institut des Sciences des Sociétés. C’est là qu’est conservé un fonds de photos et des enregistrements audio et vidéo concernant des enquêtes ethnographiques effectuées par des chercheurs de l’Institut. Notre visite a pour but de voir ces archives pour savoir si une intervention de notre association est souhaitable pour les classer avant numérisation.

La personne chargée de ce service étant absente et dans l’impossibilité de nous rejoindre malgré l’appel téléphonique de son directeur, nous n’avons pu voir que la première pièce de ce service équipée de scanners, de postes d’ordinateurs qui permettent d’écouter les bandes audio, mais ce matériel est en mauvais état et ne sert pratiquement plus. La salle de conservation est fermée à clé, impossible de rentrer.

La seule bonne nouvelle, de cette visite est que les photos, dont nous avons pu voir quelques échantillons, sont classées et une bonne partie numérisées. Pour le reste, nous avons avec un employé échangé nos numéros de téléphones pour éventuellement revenir voir le local lorsque le responsable sera là. Mais, l’échec de ce déplacement, pourtant prévu et voulu par les directeurs, ne m’incite pas à continuer. Dans mon rapport de mission que j’adresserai au Délégué général du CNRST, je préciserai que notre travail doit se faire avec l’entière collaboration des services concernés, ce qui ne me semble pas le cas ici.

Retour à notre chantier. A la fin de la journée, nous avons terminé la saisie, il reste la cotation et le conditionnement des liasses et des registres. Le papier kraft arrivera peut-être demain pour couvrir les registres qui ne rentrent pas dans les boîtes d’archives. Pendant que nous travaillons dans cette salle, les employés de la bibliothèque mettent un peu d’ordre à côté dans la salle de conservation et surprise : deux liasses du cercle de Fada N’Gourma qui avaient été égarées au milieu des brochures er publications. Et là surprise encore ! Le traité de protectorat de la région de Bama signé en 1895 entre le représentant de la République française et le chef de Bama.

Une belle découverte
Traité de protectorat de la région de Bama signé en 1895 entre le représentant de la République française et le chef de Bama

Malgré notre déception de devoir tout recoter ou bien de créer un supplément, nous sommes quand même contents d’avoir découvert de tels documents !

Jour 8 : mardi 14 octobre

Le papier kraft est arrivé

Ce matin, les embouteillages étaient moins denses que d’habitude : arrivé en avance je me suis un peu promené dans la forêt du CNRST, sans apercevoir le serpent de 15 mètres qui y a ses habitudes...

Dans la première partie de la matinée, nous terminons la saisie des fiches des derniers cercles et l’analyse du supplément du cercle de Fada N’Gourma que nous avons trouvé hier avec le traité de protectorat. Quand on nous annonce enfin l’arrivée du rouleau de papier kraft... Aussitôt je conditionne le premier registre et je me trouve entouré par toute l’équipe qui n’a jamais vu ou pratiqué cette opération. Chacun essaie à tour de rôle et le groupe donne des notes suivant la bonne tenue ou non de la liasse.

Quand tout est terminé, nous prenons le temps d’échanger sur ce que les élèves retiennent de cette expérience. C’était pour beaucoup le premier classement d’archives anciennes coloniales, et ils ont apprécié la portée historique de leur travail, le fait de sortir ces archives de l’ombre et de les faire connaître. Ensuite il y eut beaucoup de questions sur l’avenir du métier d’archiviste au Burkina et sur le fait qu’il est souvent dévalorisé par rapport à d’autres professions. Un bon échange et un bon esprit de toute l’équipe, qui pense que pour évoluer dans le bon sens, il convient de grouper toutes les forces des jeunes professionnels et de faire preuve d’initiatives !

Demain, nous attaquons la formation sur l’audit de la fonction archives du CNRST.

Jour 9 : jeudi 15 octobre

Questions et réponses

La journée a été studieuse : formation sur l’audit de la fonction archivage du CNRST.
On ne peut pas évidemment établir un audit complet, mais juste évoquer les techniques et les instruments existants dont on peut se servir. Pour cela, j’ai présenté la boîte à outils « L’archivage, clé d’une bonne gouvernance » élaborée par PARBICA (branche Pacifique de l’ICA).

Nous nous sommes mis en situation, les étudiants de l’ENAM en tant qu’auditeurs, le responsable et les trois employés du service de documentation et un employé du secrétariat général du CNRST en tant que représentant des services audités.

Nous avons tout d’abord essayé de répondre aux questions du module 1, la « liste de contrôle des capacités de gestion de l’archivage » de l’organisation, qui a introduit des débats intéressants. Presque toutes les questions en effet appelaient une réponse négative, alors que le responsable du service était plutôt pour le « oui mais » ou le « non mais », ce qui a permis de noter que l’auditeur doit faire preuve de psychologie et s’adapter au contexte.

Audit : réalités et objectifs
Bien mené, l’audit pourrait permettre d’identifier les raisons pour lesquelles on arrive à de telles situations !

Après cette vision globale de la situation établie grâce aux questions du premier module, le module 1bis sur le pilotage d’un audit, élaboré d’ailleurs à la suite d’un atelier organisé à Ouagadougou il y a quelques années, est venu compléter de manière plus fine les étapes de l’audit. Les étudiants se sont servis du questionnaire type et ont pu ainsi constater l’absence de procédures élaborées pour l’archivage quand il s’agit de désengorger les bureaux.

Demain, nous formerons deux groupes pour tester le questionnaire dans deux services différents, puis les résultats seront présentés, et si nous avons le temps, je dirai un mot sur la politique d’archivage (module 3 de la boîte à outils).

Jour 10 : vendredi 16 octobre

Fin du chantier école

Dernier jour de mission
Nous allons ce matin, à l’aide du questionnaire d’audit présenté hier, visiter deux services du CNRST : le secrétariat général et la DRH.

En attendant que ces deux services soient prêts à nous accueillir, nous survolons rapidement le module 3 de la boîte à outils : « la politique d’archivage d’une organisation ».

Ensuite nous transportons le fonds d’archives classé dans une salle équipée de rayonnages et nouvellement attribuée aux archives. A ce propos, nous constatons que l’agencement de ces rayonnages est à revoir pour obtenir un gain de place important (presque du simple au double). Ensuite nous formons deux groupes et je laisse les étudiants seuls pour la visite des services avec comme consigne d’abord de se présenter, d’expliquer la démarche et de mettre les agents en confiance pour qu’ils ne ressentent pas cette opération comme une inspection et une surveillance de leur travail personnel.

Pendant ce temps je discute avec la cheffe du service documentation sur les améliorations à apporter sur la gestion générale des archives au CNRST.
Au bout d’une heure, retour dans notre salle où les chefs de groupe présentent les résultats. Il en résulte une bonne tenue des archives dans les bureaux visités, l’enregistrement de la correspondance, le classement, avec seulement un bémol pour le classement des dossiers individuels à la DRH qui ne sont pas classés suivant une méthode précise (ordre alphabétique, numéro matricule...).

La suite est plus problématique : que fait-on quand la place manque dans les bureaux ? Là, il semble soit que l’on ait recours à la débrouille, soit qu’on entasse les documents dans une salle désaffectée, ou bien comme on l’a vu, qu’on déverse les dossiers sous un hangar à terre ouvert à la pluie et aux intempéries. Bien sur nous n’avons audité que deux services, mais cet exercice a fait apparaître un chaînon manquant dans le processus d’archivage et en accord avec les étudiants, je proposerai au délégué général quelques pistes pour pallier ces problèmes.

C’est ensuite le tour de table final : tout le monde a apprécié l’ambiance, l’accueil chaleureux et amical des employés du service de la documentation du CNRST et le soutien des autorités supérieures qui appuieront sans doute les indispensables évolutions à apporter à la fonction archive du CNRST. Pour ces étudiants, le plus important, surtout pour ceux de deuxième année, a été la formation sur l’audit, fonction qu’ils n’avaient jamais abordée surtout avec une mise en pratique comme nous l’avons faite. Ils ont également apprécié la portée historique des archives que nous avons classées.

Une dernière visite avec le délégué général adjoint chargé de la valorisation, qui reste déjeuner aujourd’hui avec nous et une visite au délégué général dans son bureau pour lui rendre compte de la façon dont s’est déroulé le chantier-école.

Fin du chantier-école, mais rendez-vous est pris mardi à 10 heures à l’ENAM, avec les autorités de l’école, du CNRST et des Archives nationales pour la remise des attestations de stage et pour échanger et présenter les travaux des étudiants. Donc à mardi !

Jour 11 : mardi 20 octobre

Cérémonie de clôture à l’ENAM

En présence du Directeur général de l’ENAM, du Délégué général du CNRST, du représentant du Directeur général des Archives nationales, des équipes dirigeantes de ces organisation et des élèves , a eu lieu la remise officielle des attestations de stage aux participants du chantier-école.

Après les paroles rappelant l’importance des archives du représentant des Archives nationales, j’ai, au nom d’AsF, affirmé la fierté de notre association de pouvoir collaborer à la stratégie de la direction de l’ENAM visant à faire de cette école un pôle d’excellence, vivier de fonctionnaires responsables et conscients de l’importance de leur future mission.

Cérémonie de clôture

Le Délégué général du CNRST intervient ensuite pour affirmer que notre venue au sein de son organisme avait permis de comprendre l’importance des archives et qu’ en conséquence immédiate une salle servant de magasin, équipée de rayonnages, venait d’être attribuée aux archives. Il a ajouté qu’il ne manquerait pas de soutenir toute action allant dans le sens d’une bonne gestion de l’archivage.

Marc, les directeurs de l’ENAM et CNRST

Enfin, le Directeur général de l’ENAM a insisté sur la coopération ENAM / Université de Versailles-St-Quentin-en-Yvelines et rappelé les deux premiers chantiers écoles. Avec satisfaction et enthousiasme, il a affirmé que la coopération avec l’UVSQ allait s’amplifier et que des échanges d’élèves seraient sans doute bientôt possibles. Il s’est adressé aux élèves en leur disant qu’ils devaient être fiers du travail accompli, fiers de leur pays « le plus beau pays du monde », et fiers de leur histoire, révélée en grande partie grâce au travail des archivistes.

Une bien belle cérémonie, chargée à la fois d’émotion, de sérieux, d’ambiance chaleureuse et de sincérité.

Le Burkina Faso est bien le pays le plus beau du monde !

Marc Trille



 

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